Tournée d'interventions mal préparée : quand il manque du matériel dans le camion
Dans beaucoup d'équipes, le chargement du camion se fait par habitude : chaque technicien remet ce qu'il emporte d'ordinaire, avec ses propres réflexes, et on transporte trop de certains articles et pas assez d'autres.
Combien de fois ça arrive de se rendre compte, une fois en intervention, qu'il manque du matériel pour réaliser la prestation prévue ?
Quand ça arrive, vous avez 2 options :
- faire un aller-retour au dépôt qui décale tout le reste de la tournée pour récupérer le matériel manquant.
- reporter l'intervention, en partie ou en totalité, ce qui nécessite de trouver un nouveau créneau compatible avec votre agenda et celui du client, et parfois réorganiser l'accès au site (badge, accompagnement, horaires).
En dehors des aléas imprévisibles, les besoins matériels de la majorité des interventions peuvent être anticipés.
Préparer le chargement de son véhicule d'intervention en 4 étapes
Certaines équipes préparent le camion le matin même. D'autres le font le lundi pour toute la semaine, ou le vendredi pour la semaine suivante. Peu importe, la méthode est la même dans tous les cas.
Étape 1 : partir des interventions prévues
Listez les interventions de la journée, technicien par technicien. Pour chacune, notez le site, le type de visite (contrôle, remplacement, installation) et les équipements concernés.
Étape 2 : lister les remplacements à échéance et les nouvelles installations
Sur chaque site, relevez les équipements et produits dont la date de remplacement est dépassée ou tombe d'ici le passage. Ajoutez ceux qui arrivent à échéance prochainement, pour éviter de revenir dans trois semaines pour un seul poste. Ajoutez ensuite le matériel prévu dans les devis pour ces sites. Enfin, additionnez article par article : vous obtenez le besoin total de la journée.
Étape 3 : comparer avec le stock du camion
Comparez ce besoin avec ce que contient déjà le camion : la différence, c'est ce qu'il faut prendre au dépôt. Pour les consommables peu encombrants et difficiles à prévoir, gardez un stock de sécurité. Pour le matériel volumineux, chargez au plus juste.
Étape 4 : mettre à jour le stock du camion après les interventions
Ce qui a été posé ou remplacé doit sortir du stock du camion. Sans cette dernière étape, il faudra refaire l'inventaire du camion dès le lendemain pour ne pas faire d'erreur dans le chargement. Un suivi rigoureux permet aussi de prévoir plus facilement les réassorts de l'ensemble du stock.
Préparer ses tournées d'interventions avec un logiciel
Faites correctement, ces quatre étapes deviennent vite une usine à gaz sur papier.
Un logiciel de gestion d’interventions suit le stock du dépôt et celui de chaque camion. Le matériel chargé passe de l’un à l’autre, et ce qui est posé pendant une intervention sort du stock du camion. Vous savez ce que transporte chaque véhicule, sans refaire l’inventaire à chaque chargement.
Il établit aussi la liste du matériel à prévoir pour la journée ou la semaine. Pour cela, il croise deux informations qu’il connaît déjà :
- les dates de remplacement, qui donnent le matériel à remplacer ou à retirer, par obligation réglementaire ou parce que le produit est périmé ;
- les devis acceptés, qui donnent le matériel à installer.
En comparant cette liste au stock du camion, vous savez ce qu’il faut prendre au dépôt, et vous préparez le chargement à l’avance.
Dans Stann, la liste du matériel à prévoir réunit les interventions planifiées, les dates de remplacement du parc de chaque client et les devis liés aux interventions. Chaque camion peut être suivi comme un entrepôt, et le chargement s'enregistre directement depuis la liste, comme un transfert depuis le dépôt.
Un chargement adapté aux métiers de l'intervention
Les fonctionnalités sont communes aux métiers de l'intervention, mais le matériel varie d'un métier à l'autre. Voici trois exemples :
- En protection incendie, un extincteur doit généralement être remplacé au bout de 10 ans. Quand l’échéance approche, il apparaît dans la liste du matériel de la prochaine vérification annuelle, et le technicien le change pendant son passage. L’échéance n’est pas dépassée, ce qui évite les problèmes lors du passage de la commission de sécurité.
- Pour le matériel neuf, c’est la même chose. Si un client a accepté un devis pour la mise en place de nouveaux extincteurs, ceux-ci s'ajoutent automatiquement à la liste du matériel à charger pour l’intervention liée au devis.
- En 3D, les tubes UV des désinsectiseurs électriques (DEIV) perdent leur efficacité et se changent à intervalle régulier. Le principe est le même que pour les extincteurs : le logiciel connaît la date du dernier changement et ajoute des tubes neufs à la liste du passage où ils arrivent à échéance.
